Egyre több vállalat ismeri fel, hogy bizonyos feladatokat nem célszerű belső kapacitással megoldani – különösen, ha speciális szaktudásra, időszakos erőforrásra, vagy projektfókusszal működő szemléletre van szükség. A HR projektmenedzsment (HRPM) pontosan ilyen terület. Ebben a cikkben azt mutatjuk be, miért éri meg külső HR projektmenedzsert megbízni, és hogyan válhat ez a megoldás versenyelőnnyé – különösen kis- és középvállalatok számára.
A belső HR-esek nem projektvezetők
A HR osztályok többsége az operatív működés biztosítására épül:
- Bérszámfejtés előkészítése
- Toborzás, adminisztráció
- Munkaviszonyhoz kapcsolódó ügyintézés
Ha azonban egy cég teljesítményértékelési rendszert vezetne be, digitalizálná a HR folyamatait, vagy employer branding kampányt indítana – ezek nem napi HR-feladatok, hanem projektalapú fejlesztések.
Ezekhez viszont nincs mindig házon belül megfelelő kapacitás vagy projektvezetési tudás.
A HRPM szolgáltatás előnyei
- Időszakos kapacitás, teljes fókusz
A külső projektvezető csak a projektre koncentrál, nem terhelik napi HR feladatok. - Speciális szaktudás
A HRPM szakértő több iparágból hoz tapasztalatot, ismeri a buktatókat és bevált gyakorlatokat. - Gyorsabb és kiszámíthatóbb megvalósítás
Nincs hosszú betanulás vagy szervezeti nehézkedés – struktúrált projektindítás, ütemterv, státuszolás, lezárás. - Költséghatékony
Egy HRPM szolgáltatás jellemzően 3–6 hónapos időtartamú, és nem jelent állandó bérköltséget – mégis, olyan eredményeket hoz, mintha egy szenior munkatárs 100%-ban ezzel foglalkozna. - Objektív szemlélet
A külső partner könnyebben képviseli az üzleti szempontokat, nem része a belső „rutin működésnek”. Ez segít az elfogadásban is.
Mikor különösen indokolt kiszervezni?
- Ha nincs dedikált belső projektvezető
- Ha a HR projekt időérzékeny
- Ha a vezetőség üzleti szempontból akar eredményt látni, nem csak adminisztratív bevezetést
- Ha a projekt több szakterületet is érint (pl. HR-IT pénzügy)
- Ha a HR projekt már többször elakadt vagy nem valósult meg belsőleg
Esettanulmány: digitalizáció kiszervezett HRPM-mel
Egy 85 fős kereskedelmi cég szerette volna kiváltani a papíralapú jelenléti íveket. A HR csapatnak voltak ötletei, de 1 év alatt sem jutottak el a megvalósításig.
Ezután egy külső HR projektmenedzsert bíztak meg:
- Felmérte az igényeket, összevetette a piaci szoftvereket
- Kiválasztották a legjobbat, testreszabással
- Bevezette, betanította, kommunikálta a rendszert
Az eredmény:
- A jelenléti ívek kezelése heti 8 munkaórával csökkent
- A vezetők 93%-a szerint átláthatóbb lett a munkaidő-nyilvántartás
- A projekt 10 hét alatt zárult le, teljes dokumentációval és elégedettségi méréssel
Milyen együttműködési formák lehetségesek?
- Fix időtartamú HRPM projekt (pl. 3 hónap onboarding rendszer bevezetés)
- Célhoz kötött együttműködés (pl. teljesítményértékelési rendszer kialakítása)
- Részeredményekre bontott, moduláris támogatás (pl. először audit, majd akcióterv, végül kivitelezés)
A legfontosabb: mérhető, időzített és eredményalapú megközelítés.
Kiszervezni nem gyengeség, hanem stratégiai döntés
Sok vezető még mindig tart a kiszervezéstől, mintha az beismerése lenne annak, hogy „mi nem tudjuk megoldani”. Valójában a kiszervezett HR projektmenedzsment épp azt jelzi:
a cég tudatosan dönt úgy, hogy a fejlődés fontosabb, mint a belső erőforrások túlterhelése.
A HRPM szolgáltatás nem tanácsadás – hanem konkrét, megvalósított fejlesztés.
🟢 Tipp: Vedd elő az éves HR céljaidat, és tedd fel a kérdést: „Van ehhez belső kapacitásom?” Ha a válasz nem, akkor itt az ideje, hogy kiszervezett HRPM-ben gondolkodj.